カンボジア・スタディ・プログラム - 第４章第２節：プログラム策定
unforum_jumpeitakami第２節：プログラム策定
前回のスタディ・プログラムと同様、実行委員会の発足にあたっては、原実行委員会を立ち上げ、その後実行委員会を設立するという2段階のプロセスを設けた。
総括
プログラム策定部分の大きな流れは、策定チームのメンバー編成とその役割分担確定とに連動する形で動いていき、具体的には、プログラム参加者確定前の原実行委員会による原案検討段階（約5ヶ月間）とプログラム参加者とその役割分担確定後の検討・準備段階（約3ヶ月間）において、策定されていった。詳しくは後述の参照資料「表2：プログラム策定プロセス一覧（概略）」を参照いただきたい。
（１）原実行委員会による原案検討段階
昨年度のスタディ・プログラム企画・運営幹事を中心に構成された原実行委員会（11名）でまず行うのは、プログラム訪問国の決定である。①何を学ぶかというプログラム内容・目的の観点、②現地の受け入れ体制の観点、③実施時期や地理的な観点、④訪問国の政情や特定の状況（首脳会議の開催など）の観点⑤前回プログラムとの比較の観点から、総合的に検討して候補を絞っていった。ここでプログラム実施とその成否の決め手となるのは①と②であり、単純な興味関心から訪問したい国を決めるのではなく、訪問の具体的な目的や問題意識と現実的な実現可能性をしっかりと定めることが重要である。
今回の特徴としては、原実行委員のメンバーのうち2人と次の段階で策定チームに加わる参加者の1人が現地に在住・駐在していたことから、訪問先機関のみならず参加者メンバーも現地受け入れ体制の確保に大きく貢献していた点である。この段階で策定した原案は、プログラムの方向性と目的を踏まえ、ある程度の実現可能性（行程、ロジ、訪問先の候補、現地のサポート体制など）が見込まれるたたき台となっていた。
（２）参加者確定後の検討・準備段階
約2週間の参加者選考期間を経て最終的に確定したプログラム参加者（25名）とともに新しい役割分担を決定し、本格的なプログラム策定を開始した。「みんなでつくる」ことを方針とするスタディ・プログラムにおいては、前回の経験と今回特有の事情を踏まえて決定される役割分担とそのチームワーク、全体としての足並みを揃えることがプログラム策定過程での大きな鍵となっている。逆から言うならば、チームワークが最大限に発揮されるグループ・チーム分けと運営のしくみを整えることが重要である。
【グループ編成】
| グループ名 | グループの活動内容 |
|---|---|
| 運営グループ | 全体の運営管理／名簿管理・調整 |
| 財務グループ | プログラム全体の予算決定／集金・出納・払戻 |
| 企画グループ | プログラム策定・ロジチーム／しおり作成チーム／補強チーム |
| 研究・アウトリーチグループ | 研究・勉強会チーム／広報・アウトリーチチーム |
4つの各グループにリーダーと、各チームにフォーカルポイントを置き、役割分担に基づくグループ・チームごとの縦の動きと、各チームとの連携・調整という横の動きを同時進行で行い、総括としての実行委員長による定期的な全体チェックを引き締めポイントとすることで、全体としては各グループの主体的なチームワークを最大限に引き出せたといえる。
具体的な運営報告
（１）運営上難しかった点
- プログラムの柱となるテーマが4つあったことで、多角的に学ぶことができる半面、プログラムを策定するうえでは、ロジとの関係で散漫な行程にならないようにすること
- 複数にまたがる現地アポイントメントの調整
- テーマと連動して複数に渡った現地の諸機関とのアポイントメント確定のための連絡業務、チーム・グループへの報告、全体プログラムへの反映と調整に時間がかかった点
- チーム・グループ間での連携・連動
- プログラム策定に時間がかかることで、しおり作成チームやオプション部分の行程や航空券の共同手配を担当する補強チームにも遅れを生じさせ、直前の最終確認や調整が大変だった点
- 「みんなでつくる」運営原則を貫徹すること
- 参加者アンケートを集約し、全体に反映させる過程、チームでの確認・協議事項がグループや全体に諮られる過程で意思決定に手間と時間がかかった
- 主体的に率先して動くメンバーとそうでないメンバーがいた点
（２）工夫した点
- メールベースで報告・連絡・相談を行う際のルールを定めたこと
- 定期的なハングアウトによるミーティングで全体的な確認・決定を行ったこと
- オンライン上で共有できるドキュメントツールなどを活用したこと
- 必要に応じてコミュニケーションツールを使い分けたこと
今後の課題と提案
- プログラムのテーマ決定の段階で、現実的な実行面の観点からも検討し、場合によってはテーマを絞る必要性を考慮すること
- プログラムの目的や参加者の意向を重視することと現実的な安全面上の配慮や責任の所在との関係においてバランスを考えること
- 「みんなでつくる」運営原則は維持しながらも、リーダーに一定の決定権を与える、参加者全員の同意を得る事項を選別するなど、意思決定プロセスを改善する
- 参加者間のコミットメント度合いの差をどう考えるかは引き続き課題
- プログラムの成否にかかわる現地ロジ部分での関係者間との打ち合わせ、契約の締結を含めた合意の形成を早い段階で固めること
- どの時期に何を終えておくべきか、逆算した計画をより綿密に立てること
表2：プログラム策定プロセス一覧（概略）
| 企画業務 | 調整業務 | |||
| 2012年3月末 | 渡航先の検討開始 | |||
| 4月～ | 原実行員会で議論 | |||
| 5月 | 渡航先の決定 | |||
| 6月12日 | CSP趣意書案の検討開始 | |||
| CSP趣意書の幹事会への共有 | ||||
| 7月28日 | CSP趣意書の完成 | |||
| 応募要項の作成 | ||||
| 8月4日 | 参加者募集・幹事総会＠東京 | |||
| 8月8日 | CSPウェブページ作成 | |||
| 8月12日 | 原実行員会内の役割分担決定 | |||
| 8月18日 | 事前説明会の開催 | |||
| 8月19日 | CSP企画キックオフMtg① | |||
| 8月20日～ | 参加者選考 | |||
| 8月26日 | 企画Mtg② | |||
| 9月1日 | 参加者決定 CSP始動 | |||
| 9月2日 | 企画Mtg③ | |||
| 役割分担の編成 | ||||
| 9月8日 | 行程案①共有 | |||
| 9月11日 | 役割分担決定① | |||
| 9月16日 | 新体制でのキックオフMtg④ | |||
| 行程詳細の検討 | ||||
| 顔合わせハングアウト | ||||
| 9月23日 | 企画Mtg⑤ | 企画班メンバー補強 | しおり企画の議論開始 | |
| 掲示板設置の検討 | ||||
| メールのルール共有 | ||||
| 9月26日 | 役割分担決定②（最終） | |||
| 9月27日 | 行程案②共有 | ロジ補強チーム検討開始 | ||
| しおりチームと連動 | ||||
| 9月30日 | 訪問先の情報共有 | CSP参加者FBページ設置 | ||
| 現地ガイドとの調整開始 | ||||
| 交流・お土産検討開始 | ||||
| 現地ロジ手配の検討本格化 | ||||
| UNF他企画との連携検討開始 | 現地ガイドとの打ち合わせMtg | |||
| 10月7日 | 企画・運営Gの進捗確認Mtg | ロジチェックリストの作成開始 | 参加者へのロジアンケート① | しおり作成の計画作成 |
| 暫定行程案のウェブへのアップ | ||||
| プログラム費用の見積もり決定 | ||||
| 10月10日 | ロジチェックリストの共有 | しおり作成の分担決定 | ||
| 共同手配の取りまとめ | ||||
| 10月14日 | エッセイ講評のフィードバック | |||
| 10月17日 | ロジ手配Mtg | |||
| 10月20日 | ビザ・保険についてアナウンス | |||
| 10月22日 | 各プログラムの詳細詰め開始 | |||
| 10月23日 | 各準備の進行状況確認 | 参加者へのロジアンケート② | ||
| 10月26日 | 参加費の徴収 | |||
| 10月27日 | 勉強会後にプチオフ会実施 | 現地での手配 最終確認 | ||
| 11月2日 | 予算の中間確認 | 現地ガイドとの契約案作成 | ||
| 11月3日 | 各プログラムの詳細 最終詰め | 現地での手配 最終詰め | 交流企画の最終検討 | |
| 11月4日 | 最終行程の共有 | プログラム詳細費用の確認 | ||
| 11月6日 | 現地ガイド再委託問題の議論 | |||
| 11月7日 | 未成年参加者保護者への同意文書 | |||
| 11月8日 | ||||
| 11月10日 | 企画Mtg⑥（最終確認） | |||
| 11月11日 | 参加者へのロジアンケート③（最終） | |||
| 11月12日 | 現地ガイドとの契約締結 | |||
| 11月13日 | CSPツイッター開設 | しおり完成 |
