トップ > スタディ・プログラム > モンゴル・スタディ・プログラム（MSP）> 報告書目次 > 3. 事後運営報告 > 3.4. 広報班

モンゴル・スタディ・プログラム（MSP）
活動報告書：3.4. 広報班

 

1．広報班の業務とフィードバック

 

◎参加者決定前

 

　プログラム説明会の準備・開催と応募者からの問い合わせ対応、応募者リストの作成を行った。説明会の開催日程から応募締切までの日程が1週間程度しかなかったため、次回は 余裕を持って説明会を開催したいと思う。

 

◎参加者決定後からの事前準備

 

渡航前に担っていた仕事は、（1）Facebookページ、twitter、ウェブ等を通じた情報発信、（2）参加者同士のコミュニケーションの促進、（3）国連フォーラム・DC開発フォーラム・Club JPO合同オフ会での発表準備の3つであった。

 

目標達成のために自分たちでいかようにも工夫できることがこの班の強みであったが、逆に漠然とし、アイディアが出て動き出すまでに時間がかかってしまったのが最大の反省点だ。「自分たちでどんどんアイディアを出してやっていこう！」というチーム内の雰囲気を、最初から作れなかったリーダーの責任である。またメンバー3人の都合が合わず、メールでしか物事を進めなかったのも原因かと考えられる。第一回事前勉強会が実施された頃にようやく腰を据えてGoogleハングアウトにてミーティングを実施できた。具体的な広報ビジョンを共有でき、積極的にアイディアが出て、一人ひとりの役割が増えた。その後は定期的に情報共有で終わらないじっくり話し合うミーティングをするようになった。しかし、動き出すまでに時間がかかった結果、良いアイディアが出たにもかかわらず途中で現地渡航が来てしまい頓挫したものや、準備 時間が足りず、実施したがうまくいかなかったことがあった。具体的には以下の通りである。

 

（1）情報発信：勉強会内容や現地渡航先決定までの進捗など、どの程度情報公開をするかを事前に実行委員会全体で話し合っておくべきだったと振り返って感じる。その話し合いをせず班内で無意識のうちに範囲を決めてしまっていたため、twitterやFacebookを通じた報告内容が限定されていた。それが情報発信の少なさにつながったと思う。

 

第2回勉強会後には、試験的にFacebookと国連フォーラムメーリングリストへ勉強会の報告をあげた。FacebookではMSP参加メンバー以外からも「2いいね！」をもらい、広報の場として可能性を感じた。

 

（2）参加者同士のコミュニケーションの促進:広報用のFacebookページとは別に、参加者だけのFacebookグループを作り議論ができる場の提供をした。しかし、メーリングリストとFacebookグループの差別化がうまくできなかったように感じた。現地渡航後の現在では、メンバー同士の近況報告や食事会の企画などで積極的に使われているため、この盛り上がりを渡航前から盛り上げることが出来れば良かった。それとは別に、参加者の士気を高めるためのスタディ・プログラムOBOG会を実施した。直前の告知で参加人数は少なかったが、実施できた関西と東京では有意義な集まりになった。次回はもっと参加人数を増やして縦のつながりの強化に繋げられたら良いと思う。

 

（3）オフ会の準備：オフ会の企画としてスタディ・プログラム（SP）の魅力を発信する機会（パネル・ディスカッション）を得た。パネラーになったり、オフ会全体の事前準備に携わったりした。当日は実行委員長のリードにより今までSPを知らなかったという会場の大部分の方に向けてSPの魅力を発信できたと感じた。

 

◎現地渡航

 

　現地渡航での仕事は、（1）Facebook、twitterを通じた情報発信と（2）記録用の写真・ビデオ撮影であった。

 

　（1）Facebookとtwitterを通じた情報発信：Facebookは1日1回広報班メンバーがまとめの投稿を、twitterは都度全メンバーが同じアカウントを共有して思い思いに投稿できるという明確な役割分担の結果、差別化して情報発信ができた。特に、twitterのアカウント共有はとても有効で、全メンバーが現地で刺激を受け楽しんでいる様子をリアルタイムで発信できるため、来年以降も続けていくべきだと思う。

 

　（2）記録用の写真・ビデオ撮影：報告書用の写真撮影、報告会や次回プログラムの説明会等で使用するためのビデオ撮影は、メンバーだけでは人手不足でカメラが趣味の参加者に力を借りて行った。メンバーが必ずしもカメラに興味があるというわけではないため、適宜協力を仰ぐことが必要だと思う。

 

2．来年への提言

 

（1）運営体制の検討

 

担当すべき作業量が他の班に比べて圧倒的に少ないため、広報班へ割く人数や兼任・専任の議論は避けて通れないと思う。しかし、情報発信によってスタディ・プログラムの認知度を高める、参加メンバー内のコミュニケーションを促進するという目的を達成するためには、当初MSPで広報班が想定していた以上に事前の情報発信が必要で、そのためには今年と同様に3名程いるのが良いと考える。

 

（2）事前勉強会の位置づけの再確認

 

　事前勉強会をスタディ・プログラム参加者のみに限定するのか、公開するのかで情報発信の仕方に違いが生まれてくる。事前勉強会はあくまでも参加者が現地渡航に向けた知識を深める場であると考えれば、情報発信も勉強会の内容を要約する程度になる。一方で、公開するのであれば、Ustreamを使った動画配信なども検討できると思う。

 

（3）事前準備における情報発信の強化

 

　事前準備段階でできる情報発信の内容は大きく分けて2つ、事前勉強会と現地渡航プログラム準備の進捗報告である。事前勉強会については（2）で述べた通りだ。少なくとも、今年試験的に実施した勉強会の報告をFacebookと国連フォーラムのメーリングリストに投稿し議論を促す活動を求める。現地渡航プログラム準備の進捗は、訪問プロジェクトの決定やしおりの完成などのタイミングで少しずつ投稿できればいいと思う。twitterアカウントに関しては、準備段階から全参加者にアカウントを共有し、渡航前の意気込みや準備で感じていることを適宜発信してもらうこともできるかもしれない。

 

（4）Webコンテンツの追加

 

　MSPで頓挫した企画に、メンバー紹介のページを作るというものがあった。例年、多数の参加者がプログラムの魅力として「バックグラウンドの違う様々なメンバーから刺激を受けた」ということを挙げる。そこで、どのような人がどのような動機でプログラムに応募し、準備の段階でどのようなことを感じているのかというような、スタディプログラムに興味を持った人が参加メンバーの「人となり」を身近に感じることのできるコンテンツを提供できたらいいと思う。

 

（文責：西崎萌）